その業務は何のため？

どうも！ゲンキのミナモトの中村【ＹＡＳ】です。

研修講師、セミナー講師という顔が表に出ることの多い私ですが、実は密かに経営者さんの相談相手というような仕事も行っています。

簡単に言えば、定期的に経営者の方とお会いして、いろいろなご相談をお聞きする。アドバイスしたりコーチングしたり、レクチャーをしたりというような仕事です。時には経営者さんだけでなく、社員さんともお話したり、そこから研修に発展したりというようなこともあります。

さて、諸々のご相談で経営者や社員の方とお話しする時に頻繁にお伺いする質問があります。

それは、「その仕事（業務）は何のために行っているのですか」ということです。

私たちは日々様々な業務を行っていますが、どのような業務であっても

①目的があって
②目標があって
③手法として、その業務が存在する

・・・はずです

ところが、業務の目的は意外と意識されていないことが多いようです。

例えば、とある営業会社さんでお聞きしたのは「朝礼と終礼って何のためにやっているのですか？」ということ。

その会社では部門毎に朝礼と終礼（１回３０分ずつ）を行っています。

ところが、その目的を考えたこともない人がほとんどでした。

なんとなく、みんな「無駄じゃない？」と思っているのですが、前からやっていることだし、誰も何も言えないというような状態でした。

貴重な業務時間を１時間も使って行っている業務に目的がない訳がないのですが、いつの間にか「通過儀礼」のようになっていたのですね。

社員さんが集まって１時間を過ごす・・・これだけで○○万円のコストになる訳です。

これはもったいないですね。

なので、経営者さんのご依頼で、とある日の朝礼に参加させて頂いて、その朝礼を進行させていただきました。

いつもの朝礼が３０分間のワークショップに様変わり

まずは目的、目標、手法、効果のお話しをさせて頂き
朝礼と終礼の目的を考え
○○万円のコストを上回る成果を出すための朝礼と終礼のありたい姿を考えました。

・・・と、ここまでで初日は終了。皆さんのご希望もあったので、翌日の朝礼にも参加させて頂いて続きのセッションを行いました。

続きのセッションでは

ありたい姿と現状のギャップを考え
目標設定を行い
翌日からの朝礼の進行を話し合いました。

結論から言うと、その会社さんでは朝礼は問題解決の話し合いの場となり
終礼は、その日の体験や経験の共有によって組織知を集約する場に変わりました。
朝礼と終礼のあり方が大きく変わっただけでなく、通常業務時間内で行われていた会議の時間が数分の一になるという効果も出たそうです。

使用前：社員のだれもが意味も分からずに何となく参加していた朝礼・終礼
使用後：社員が目的意識を持って参加し、その場で問題が解決されるだけでなく知の集約も行われる朝礼・終礼

この変化は大きいですよね。

これは朝礼の話ですが、他にも例えば「営業日報」「定例会議」などルーティン的に行っている様々な業務があるはずです。

その業務の意味を考えてみることって意外なコスト削減につながったり、利益向上につながたｔりすることもあるのです。

あなたの職場の業務についても、是非考えてみてください。

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